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¿Cómo ordenar tus papeles?

¿Cómo ordenar tus papeles?

Cuando se les pregunta a las personas si están organizadas o no, a menudo hacen la conexión con la clasificación de los documentos en el hogar. Verdadera tortura mental para algunos, la organización de los documentos está, sin embargo, lejos de ser la tarea más agotadora. Si la primera condición para esta clasificación es dedicarle algunas horas, existen métodos para hacerlo de manera efectiva. ¿Qué pasa si, en el proyecto de fin de semana, decidimos olvidar nuestra fobia administrativa y revisar nuestros documentos?

Comienza tirando

La organización de los documentos en el hogar siempre comienza con una clasificación drástica entre los documentos que se deben guardar y los que se deben tirar. Para averiguar qué cartas y material impreso pueden ir a la basura, confíe en fuentes oficiales como el sitio web oficial de la administración francesa. En la página de documentos para guardar, puede averiguar la vida útil de cada documento, ya sea sus impuestos, su seguro o su trabajo. Aprendemos que los extractos bancarios se pueden eliminar después de 5 años, mientras que las facturas telefónicas ya no son útiles después de un año. Tenga en cuenta que los documentos originales en formato digital no necesitan imprimirse para tener valor legal. Sin embargo, si escanea un documento en papel para escanearlo, la copia digital no tendrá el mismo valor que la copia en papel. Por lo tanto, debe mantener el documento original en papel. Baste decir que no tiene sentido escanear para la conservación, no espere ahorrar espacio con esta (falsa) sugerencia.

Un buen lugar para ordenar sus documentos es una necesidad, ¡no lo descuide!

Agrupe estos documentos por tema

Cuando finaliza el desglose, tiene los documentos que deben conservarse, ya sea de forma permanente o temporal. No existe una organización de clasificación ideal. Es sobre todo una cuestión de lógica que es tuya. Sin embargo, lo importante es mantenerlo porque si modifica su sistema organizativo, corre el riesgo de perder el beneficio de la clasificación. Por mi parte, opté por una clasificación cercana a la disponible en el sitio de la administración francesa. Le permite mantener una memoria rápida para crear en la vida útil de los documentos. Esta clasificación da ocho familias principales de documentos:

* seguro * vehículo * banco * familia y educación * alojamiento * impuestos * trabajo * salud.

Planifique un libro de trabajo para cada categoría y elija las subcategorías adecuadas para su situación. Por lo tanto, para la parte del Banco, puede crear subcategorías de contratos, extractos de cuenta y talones de cheques. Como especifiqué más adelante, es posible imprimir un memorando para mantener al comienzo del cuaderno para recordar los períodos de retención de cada tipo de documento. De esta manera, ya no tendrá que buscar en Internet esta información. Finalmente, puede almacenar sus documentos dentro de sus subcategorías en orden cronológico, pero también por persona interesada si son varios en su hogar. Siempre tenga en cuenta que su clasificación debe ser legible para todos, para que usted no sea el único responsable.

Lo que necesitas para ordenar tus papeles

Ahora hablemos del material necesario para clasificar los papeles. Los contenedores utilizados pueden variar según varias condiciones. En el caso de que su espacio de almacenamiento sea visible, prefiera cajas o archivadores bonitos que puedan coexistir con su decoración. Sería una pena usar viejos archivadores si son visibles en su sala de estar. Recuerde, sin embargo, que el archivo debe ser práctico primero. En el ejemplo de las cajas, aún planifique dentro de los archivadores o maletines para clasificar de manera eficiente. El aspecto visual es la guinda del pastel y no su objetivo final. Además de las carpetas y vitrinas, puede tener bolsillos de plástico transparentes, una grapadora, una destructora de documentos (para desechar de forma segura sus documentos confidenciales), una impresora (para documentos en línea y banderas) y un lápiz para todas las anotaciones.

¡Bonitas cajas para esconder archivadores feos!

Un espacio bien definido para sus papeles.

Finalmente, necesita encontrar espacio suficiente en su interior, como un escritorio para almacenar sus documentos en el mismo lugar. Si comienzas a multiplicar los puntos de almacenamiento, terminarás confundido. Al tener todo en un solo lugar, sabe que lo que está buscando es en este único lugar. Lo mismo para otros miembros de la familia: no tendrán que preguntarle dónde está este o aquel documento. La idea es que podemos gestionar sin el que organizó todo. Revisar tus documentos no debería llevarte mucho tiempo. Esta tarea puede muy bien limitarse a la gestión anual. Si no tiene el tiempo o el coraje para hacerlo a medida que avanza, sin embargo, es necesario que la llegada de los documentos a su interior se gestione a diario. En este caso, planifique un archivador para el año en que integrar en orden cronológico los papeles que se guardan. Al final del año, todo lo que tiene que hacer es guardar sus diferentes documentos en las carpetas temáticas.